כלים נפוצים לאיתור צרכים בעולם ההדרכה

כלים נפוצים לאיתור צרכים בעולם ההדרכה

 

שאלון
כלי שימושי בעיקר בארגון גדול ומסועף ומאפשר תמונה רחבה יותר.

יתרונות :
1.זול ונגיש כאשר המידע רב והארגון גדול
2. איסוף וניתוח נתונים פשוט

חסרונות :

  1. המאמץ הנדרש מממלא השאלון
    2.מספק מידע שטחי
    3.בד"כ מבוצע בסוף שנה ובעיקר אנשים בעמדות ניהול שזמנם כמעט אינו בידם.

 טיפ! בארגונים בהם יש מחלקות תכנות ניתן לפתח שאלון אינטרנטי ידידותי (הדגם)  שיגדיל את שיתוף הפעולה בבחינת : "מה שלא פשוט – פשוט לא יהיה".  כמו כן חוסך נייר ועבודת עיבוד נתונים סיזיפית.

ראיון
כלי הראיון לצרכי תכנית הדרכה שימושי בעיקר בעבודה בארגונים קטנים ו-או בעבודה מול מנהלים בכירים ,מאוד יעיל ביכולת להכווין את המנהלים באיתו הצרכים הנכונים באמת (כלים ל"זיקוק"),במה שיווקית מצוינת להדרכה וכן ליצירת מחויבות ,גמישות והעמקה.בעיקר התמודדות עם התנגדויות טרם היציאה לדרך.

מומלץ להשתמש בתרשימי זרימה ותקציר הראיון כדי לשקף למנהל מה הבנת ולקבל אישוש.

תשאול ותחקור בשאלות ממוקדות
כלי זה מאופיין בשאלות מכוונות  תוצאה ןב"שפה עסקית"

יעדים 
א.מהם יעדי היחידה לשנה הקרובה? (איתגור – האם הם ריאלים?)
ב.כיצד תמדוד יעדים אלה? (איתגור- למי ואיך תציגן במהלך השנה מבחינת תדירות ואמצעים)
ג.ביצוע רצוי – אילו ביצועים ידרשו מאנשיך לצורך עמידה ביעדים אלה?
ד.פערי ביצוע -מה צריכים מנהלים ועובדים הכפיפים אליך לשפר או לשמר על מנת לעמוד ביעדים אלה?
ה.הסיבות– מדוע לדעת המנהל קיימים יעדי ביצוע אלה ? ואיך הוא תיקף כי אומנם הם קיימים?

ניתוח מרכיבי עיסוק

א.מיהו קהל היעד?
ב.מהו מהות התפקיד?
ג.מה עושה בעל התפקיד לעובד מצטיין?
ד.מהו סדר יומו של בעל התפקיד?
ה.מהם התהליכים המרכזיים בעבודתו?
ו.מהן המשימות המרכזיות בכל תהליך?
ז.באילו מערכות ממוחשבות הוא משתמש?
ח.מה "מסבך" את התפקיד?
ט.מהם הממשקים עימם עובד בעל התפקיד?

י.מה הם מצפים ממנו?
יא.אילו פערים קיימים כיום בידע של בעל התפקיד בין המצוי לרצוי?

ניתוח מרכיבי מערכת
א למה מיועדת המערכת?
ב.מתי משתמשים בה?
ג.מיהו קהל היעד שעובד איתה?
ד.איזה מערכות קשורות אליה?
ה מה היה קיים עד עכשיו בארגון?
ו.כיצד עושים זאת?
ז.מהם התהליכים המרכזיים שניתן לבצע בעזרת המערכת?

היתרונות ב:
1.מאפשר גמישות והעמקה
2.מחזק מחויבות משותפת
3.מאפשר טיפול בהתנגדויות בזמן אמת

החיסרון בכלי זה – חלק מהמנהלים יכולים להחשיבו ב"גזלן זמן" לאור הפתרונות הטכנולוגים החלופיים

קבוצת מיקוד
כלי יעיל בארגונים קטנים המאפשר סיעור מוחות ,בארגונים גדולים בעיקר טוב כאשר יש מחלקות זהות דומות בחטיבות שונות ואשר סיעור מוחות יכול ל"הציף" צרכים חוצי ארגון שלא נראים על פני השטח (לדוגמא יש 4 חטיבות ובכל אחת יחידה מובחנת של שירות לקוחות).

היתרונות בכלי זה:
מאפשרת סיעור מוחות
מאפשרת השגת מידע רב מהרבה אנשים בזמן קצר

החיסרון בכלי זה : דורשת הכנה מדוקדקת

תצפית על עובדים
כלי תצפית על תהליכי עבודה בתוך הארגון (מחלקת ייצור) וכן בעבודה מול גורמי חוץ (מחלקת רכש מול ספקים ,מחלקת שירות מול לקוחות וכדומה).דגש לביצועי מצטיינים כ"רפרנס" .
כלי זה מחייב לקבל ברכת מנהלי האגפים כדי לקבל גיבוי לתוצרים בהמשך.

יתרון בכלי זה: אין טוב ממראה עיניים או במילים אחרות….. " אורח לרגע רואה כל פגע"

חסרונות בכלי זה:
1. משקפת מצב נוכחי בלבד
2.לא משקפת עמדות

כלים תומכים נוספים
א.ייחוס ותיקוף חזון וערכים לנעשה בשטח  (“ WALK THE TALK ” )
במידה ולא עלו צרכים מהשטח העוסקים בחזון וערכים של הארגון ,נכון שנשלב ביוזמתנו פעילות בתיאום עם המנכ"ל / ממונה עלינו.

לדוגמא: אם "משפחתיות" הוא אחד מהערכים המרכזיים נכון לתכנן פעילות מגבשת לכלל עובדי החברה ולהדגיש את יעוד הפעילות אל מול הערך בתוכנית עצמה.

אם בחרנו דווקא בערך "מקצועיות " חשוב לייחס כל פעילות שמטרתה שיפור המקצועיות כערך המרכזי של הארגון.

ב. מעוררי זיכרון: עיין בדוגמה כאן לשים קישור פנימי
כלי חדשני יחסית המבוסס על התפיסה שיש צרכים שאינם מהותיים (לעיתים עונתיים –לדוגמא באביב ואז נשכחים מהמנהלים בסוף שנה) ייתכן שאלה "מזנבים" בהישגים בחשבון מצטבר של כל הארגון .לכן מומלץ ל"הרים להנחתה" למנהלים מספר נושאים שלא עלו בכלים המסורתיים  ולפי הערכתכם /תחושתכם/ ניסיונכם הצרכים קיימים ומחייבים התייחסות.

פניה זו צריכה להיות ממוקדת ומזוקקת לנושא אחד מכל עולמות התוכן בפיתוח מנהלים ,תוכלו לבקש מהמנהלים לבחור שני נושאים שהם לא ביקשו ושלדעתם חשוב לתת להם מענה במסגרת תוכנית ההדרכה הארגונית.

לדוגמא (מומלץ עד 6 נושאים לכל היותר):

כישורים עסקיים : נושא מוצע מטעמך – salevice (שירות יוזם מכירות)

מיומנויות ניהול : נושא מוצע מטעמך  – ניהול זמן

אימון/גישור /מנטורינג : נושא מוצע מטעמך – קואצ'ינג ניהולי

GLOBAL H.R :נושא מוצע מטעמך –אנגלית עסקית

תשומת לב ! רק אם אחד הנושאים קיבל התייחסות מובהקת מהמנהלים נכון לשקף זאת להחלטה,
אבל אם לא נראה כי מרבית המנהלים מרגישים שזה חסר  – מומלץ לגנוז אותו (יש לזכור כי מומחי התוכן מבינים טוב מאיתנו את הצרכים ותפקידנו רק לסייע בזיהוי,מיפוי ומתן כלים לבחירה ותיעדוף)



שינוי גודל גופנים
ניגודיות