טיפים בבחירת קורס חוץ ארגוני

טיפים בבחירת קורס חוץ ארגוני במוסדות / מרכזי הדרכה

 

ארגונים נוטים לבצע את מרבית ההדרכות כאירוע פנים ארגוני,כך נחסכים משאבים רבים וכן במקרים מסוימים אף גדלה אפקטיביות ההדרכה בסביבת העבודה.

עם זאת ,לעיתים קיים הכרח לשלוח מועמדים להשתלמויות והכשרות במוסדות ומרכזי הדרכה. כאשר נוצר צורך זה,על מנהל ההדרכה לבחון מספר פרמטרים בבחירת המוסד, להשתמש בכלים לאיסוף מידע ולהפעיל מיומניות משא ומתן לצורך הגדלת "עלות תועלת" עבור הארגון והמועמד.

1. בחירת מסלול / מגמה / קורס

כמנהל הדרכה- ענה על השאלות: מה יוצא לארגון מזה ? מה יוצא למשתתף מזה ? האם דווקא מוסד הלימודים שבחרת עבור המועמד הינו המתאים ביותר להכשרה זו ? (מה שקרוי בז'רגון הצבאי "להתאים חימוש למטרה" )

2. מימון

א. לבדוק אם יש תכנון ומימון "צבוע" למועמד /הכשרה בתכנית ההדרכה השנתית.

אם יש תכנון – אז כל שנותר הוא לבצע השוואה בין מוסדות (לפחות 3 אך לא יותר מכך כדי לא לאבד אפקטיביות) הדגש בהשוואה: איכות ,חדשנות, עדכניות ועלויות .

במידה ואין תכנון אמת נחיצות מול מנהל האגף,ובמידת הצורך אתר מקור מימון אפשרי או מתוך חשבון "הוצאות לא צפויות בהדרכה" או מתוך תקציבים אחרים של מנהל האגף.

ב. יצירתיות – אם איתרת רק חלק מהסכום ולמועמד צומחת גם טובה אישית מכך (למשל קורס קואצ'ינג) ניתן ברגישות המתאימה להציע לו שיבדוק אם קרן ההשתלמות שלו נזילה והאם הוא מוכן ויכול ליטול על עצמו חלק מהעלות.

ג. קרן ידע – ארגונים החברים בקרן ידע מפרישים תשלומים לקרן זו,במידה והעובד אינו מנצל הטבה זו בשנת עבודה היא נמחקת ואינה עוברת לשנה העוקבת,לכן ודאו עימו כי מיצה את זכויותיו טרם שתקצו כספים מתקציב ההדרכה.(הטיפ באדיבות מנשה משעל קופת חולים כללית)

3. "טעימות" אם מוסד הלימודים מציע סדנאות הכרות ללא תשלום נכון לשלוח את המועמד לשמוע הרצאה זו, פעמים רבות ימצא כי הנושא אינו מה שחשב או שאינו "מתחבר" למרצה . מהלך שיכול למנוע ממנו אכזבה מהמועמד ובזבוז כספי מהארגון.

4. המלצות – אם אין במוסד שבחרת מפגשי טעימה ולמיטב שיפוטך כמנהל הדרכה מצאת את המוסד הנכון ,יש לבקש ממליצים שהיו בקורסים קודמים ושהגיעו מארגונים דומים בעיסוקם לארגונך.

לדוגמא קורס דיני עבודה שכולל במרבית תכניו התיחסות לתקשי"ר בשירות המדינה יוכל לרתק משתתף ממשרד האוצר אבל אינו בהכרח תורם למנהל משאבי אנוש בארגון גלובלי.

5. סגל מרצים – לברר את ההרכב ומינון אנשי אקדמיה ושטח מבניהם ,מי המנהל האקדמי ומה הרזומה שלו ? (להצלבת מידע הקלק במנוע חיפוש את שמו)

6. הסמכות – בקורסים ארוכים המסמיכים יש לבדוק מהו הגורם המסמיך האם הוא "ארגון יציג", האם יש חוק המחייב בהסמכה זו (או שהינו עומד בקריטריון עתידי של הצעת החוק).
יש לקבל מהמוסד אישור כתוב שהינו בתוקף, שהרי לא הגיוני לשלוח מועמד לקורס "ממונה בטיחות בעבודה" ולגלות בסיום הקורס שאישור המדינה פג תוקף חצי שנה לפני ולכן הסמכתו אינה מאפשרת העסקתו בתפקיד זה.

7. ביחד או לחוד

ישנם תחומי לימוד בהם נכון שהמועמד יצטרף לכתה ויקבל ערכים מוספים ומשוב אבל ישנם מקרים בהם נכון יותר מבחינתך ללמוד בהוראה אישית (לדוגמא בלימודי שפות).

8. גמול השתלמות – במידה והמועמד זקוק בנוסף להכשרה גם לגמול השתלמות

א. בדוק שכל שעות הקורס מוכרות לגמול (דרוש לקבל קוד קורס משרד החינוך ).

ב.במהלך הקורס שיעורים בהם אין שני שליש מהרשומים לקורס נפסלים ממניין השעות המוכרת ,המשמעות היא כי בקורס עם מיעוט משתתפים- כל העדרות של אדם או שניים מעמידה בסימן שאלה את ההכרה לגמול של כל שיעור ושל הקורס כולו.

9. פוטנציאל תעסוקתי – כאשר ארגון מממן קורס לעובד כמענק פרישה או כחלק מחבילת פיטורין ,חשוב לבדוק האם תחום הלימודים מאפשר לו להשתלב ו-או להציע שירותים בתחום כעצמאי או מקדם אותו בהתמודדות על משרה בתחום בשוק העבודה (בתחומים מסוימים גם לבדוק פרקטיקום ו-או פרוייקט גמר).

10. קורסי בכירים – במידה והמועמד מעוניין בקורס בכירים יש לבדוק שאכן זה הקורס שייתן לו את מרבית התועלות גם בטווח הקצר (לדוגמא: אם אין למועמד "הבטחה" להיות דירקטור, קורס דירקטורים לא ייתן לך שום יתרון על מי שיבחר הבעלים למנות כדירקטור מטעמו ללא כל הכשרה).

11. מה כוללת הפעילות – מעבר להדרכה יש לבדוק מה כולל האירוח (כלכלה,כיבוד,חניה חינם) האם יש הטבות ושירותים שווי כסף שהמועמד באמת צריך לדוגמא שעות ייעוץ וליווי, חודשי שירות ללא תשלום וכדומה.

12. שעות הפעילות – מבחינת הארגון מומלץ להעדיף קורסים משעות הצהריים והלאה ,מה שמבטיח איזון תועלות לארגון ולפרט. אך ישנם מקרים בהם נכון לאשר קורסים ליום מלא , לדוגמא: אם אין קורס ערב איכותי / סוג החומרים הנלמד מחייב ריכוז ורעננות מהמשתתף וכו'. (למנהל ההדרכה תפקיד מכריע בהכרת החלופות בשוק והצגתם למנהל האגף)

13. הנחות והטבות
בדרך כלל נוהגים לקוחות לשאול שאלה סגורה "איזו הנחה אני יכול לקבל" ?
המלצתינו: בפנייה למוסד לימודים מומלץ לנסח שאלה פתוחה " לאיזה מועדונים /ארגונים יש אצלכם הנחות " ? באמצעות שאלה זו נוכל :

א. להכיר את גבולות ההנחות האפשריות מבחינת הספק לצורך משא ומתן – אם ההנחה המרבית  שהוא נותן להסתדרות המורים 10%,נוכל להניח כי יוכל לעמוד בהנחה דומה גם לנו.

ב. מינוף –נוכל למנף מידע למועמד ספציפי שלנו, לדוגמא אם יש הנחת "חבר" 15% ובעלה של המועמדת לקורס משרת בצבא קבע ,אולי כלכלי לנו יותר שהיא תירשם עצמאית והארגון יחזיר לה את ההוצאה באמצעות החזר הוצאות בתלוש השכר (כמובן לוודא שלא יגולם לה להכנסה צורכי מס ויגרום לה לנזק).

ג. הנחת כמות – ישנם מוסדות שבחלק מהקורסים נותנים "הנחת כמות", כלומר אם אגף ההדרכה שולח יותר ממועמד אחד לקורס ניתן לקבל הנחה,זה נכון גם בהרשמה של יותר ממועמד אחד לאותו קורס באותו עיתוי או לקורסים שונים בעיתויים שונים (בתנאי שההתחייבות מבוצע באותו מעמד סגירת עסקה).
יצירתיות – ניתן להציע ביוזמתך למוסד המתאים לצרכי הארגון שלך מבחינת איכות ,חדשנות, עדכניות ועלות נוהל "זיכוי בדיעבד", למשל לסכם עם המוסד כי אם נרכוש ב100.000 ₪ במהלך שנת העבודה הנוכחית נקבל זיכוי של 5000 ₪ לשנת העבודה העוקבת.

הסדר זה אינו מחייב אותך כארגון אבל ממצב אותך כלקוח מועדף,ומזכה אותך ב5000 שקל בדיעבד כחיסכון בשנת העבודה העוקבת.

14. בבית או בחוץ ?

במידה ובחברה יש 2-3 מועמדים לקורס ספיציפי מחוץ לארגון ,מומלץ לבדוק גם את הכדאיות הכלכלית לביצוע הקורס בתוך הארגון.

היתרון: לעיתים הפער הכספי אינו גדול ובתוספת שולית ניתן להעשיר ולפתח עובדים נוספים.

החיסרון: ויתור על  הרחבת נטוורקינג מקצועי / עסקי ומרכיב ההפריה ההדדית עם ארגונים נוספים.

יש לך הצעה נוספת לעמיתך מנהלי ההדרכה ספר לנו ונוסיף קישור לצור קשר.

הערה: המסמך כתוב בלשון זכר מטעמי נוחות אך הכוונה הינה לשני המינים



שינוי גודל גופנים
ניגודיות